El orden y la limpieza en el puesto de trabajo son fundamentales
cuando se busca la eficacia operativa. Si están presentes el desorden, la
suciedad u otros elementos innecesarios, las ineficiencias afloran en los
procesos en forma de pérdidas de tiempos, retrasos, desperfectos e incluso
riesgo de accidentes. Hay que eliminar todas estas interferencias que provocan
estos problemas, para evitar lo anterior, y también si se quiere mantener un
determinado nivel de calidad.
Para lograrlo, se puede
implantar un programa de orden y limpieza, que no se trata de una aplicación
informática, sino de una metodología de trabajo que permite eliminar el
despilfarro provocado por el desorden y la suciedad. La más conocida de todas
es la metodología de las 5 S, heredada de Toyota, que contempla cinco puntos
clave en los que cualquiera debe fijarse para mantener un puesto de trabajo en
perfecto estado.
Para que esta metodología tenga éxito
debemos ayudarnos a comprender las ventaja que trae consigo incorporar la disciplina y formar un hábito con ella, ademar debemos tener un
líder para coordinar las acciones de orden y limpieza que se vayan a llevar a
cabo, a “pie de máquina”, y para poder mantenerlo a lo largo del tiempo,
evitando caer en la dejadez y controlando que se sigan en su orden secuencial
las 5 “S”.
SEIRI: SEPARAR ELEMENTOS INNECESARIOS
La primera “S”, se
traduce del japonés como separar elementos innecesarios. Para ello, hay que
identificar en el puesto de trabajo los elementos necesarios y, una vez hecho,
separarlos de los innecesarios, eliminando todos aquellos que no sean
imprescindibles. Papeles, herramientas que no se usan habitualmente,… cualquier
cosa que no se usa, debe ser eliminada del puesto, dejando sólo lo
imprescindible para la ejecución de las tareas.
SEITON: SITUAR ELEMENTOS NECESARIOS
La segunda “S” promueve que, una vez
que se tienen los elementos necesarios en el puesto y se han filtrado los
innecesarios, llega la hora de situarlos de forma ordenada e identificada. Para
lograrlo, hay que decidir la ubicación de cada elemento (lo más cerca del lugar
donde se va a usar cada uno); poner los medios para posicionar cada uno
(muebles, estanterías, tarimas,…); señalizar el lugar asignado para cada
elemento (es muy típico ver los cuadros de herramientas con la silueta de cada
una); marcar en la herramienta el lugar que le corresponde (en determinado
cajón, estantería,…); revisar el sistema y evitar que quede algo innecesario
dentro y algo necesario fuera. Cuanto más visual sea el sistema, más fácil será
seguirlo para las personas que trabajen en el puesto.
SEISO: SUPRIMIR SUCIEDAD
La tercera “S” invita a mantener
ordenado y limpio el puesto de trabajo y las herramientas, lo que favorece el
ambiente de trabajo y ayuda a reducir los defectos, accidentes y a mantener un
nivel de calidad. Esto es como aquellos que se suele decir que “lo mejor para no
limpiar, es no manchar”. Tal cual.
SEIKETSU: SEÑALAR ANOMALIAS
La cuarta “S” propugna evitar la suciedad y el desorden mediante la
estandarización, la formación del personal y una gestión visual y la mejora de
las operaciones de orden y limpieza. Marcar elementos que fallan, solucionar
las averías, pintar zonas de trabajo,… son algunos ejemplos de detección de
anomalías, es decir, elementos que no funcionan como deberían.
SHITSUKE: SEGUIR MEJORANDO
La quinta “S” propone la mejora continua
del sistema, tan típica en la metodología de trabajo de Toyota. Al final, se
trata de aplicar el ciclo anterior una y otra vez para ir afinando cada vez más
y no parar nunca de trabajar en esta faceta. Siempre se puede mejorar porque,
con el paso del tiempo, van surgiendo nuevos condicionantes o necesidades a los
que hay que dar solución.
